Pagrindinių šalies registrų popierinių dokumentų saugojimui Registrų centras skiria ypatingą dėmesį – įmonė šiuo metu intensyviai įgyvendina archyvo centralizavimo ir skaitmenizavimo projektą. Nuodugniai įvertinus fizinių Registrų centro naudojamų archyvo patalpų būklę, paaiškėjo, kad kai kurios patalpos nebeatitinka griežtų bylų saugojimo reikalavimų, todėl dar šiais metais dalis archyvų bus sukoncentruota vienoje vietoje.
Iki šių metų pabaigos planuojama įrengti naujas archyvo patalpas Kaune, į kurias bus pervežtos popierinės bylos iš esamų dokumentų saugyklų Alytuje, Kaune, Panevėžyje, Marijampolėje ir Tauragėje. Kituose miestuose – Vilniuje, Klaipėdoje, Telšiuose, Šiauliuose ir Utenoje – esančios saugyklos atitinka reikalavimus, tad bus naudojamos ir toliau.
„Svarstėme įvairias alternatyvas: nuo papildomų patalpų nuomos ir įrengimo atskiruose miestuose iki visiško archyvų centralizavimo. Galiausiai pasirinkome racionalų ir optimalų – dalinio centralizavimo – variantą. Tai reiškia, kad į vieną vietą „keliaus“ bylos iš tų archyvų, kurių patalpų pritaikyti pagal visus reikalavimus nebūtų įmanoma net į jas investavus arba tos investicijos būtų neadekvačiai didelės“, – kalba Registrų centro Archyvo vadovė Aušra Keniausytė.
Iš viso Registrų centro archyvuose šiuo metu saugoma daugiau kaip 4 mln. bylų, o sudėjus popieriaus lapus nugarėlėmis tai sudarytų apie 33,5 tiesinius kilometrus. Į naująjį archyvą Kaune bus pervežta maždaug pusė šių bylų.
Archyvai ne tik centralizuojami, bet ir skaitmenizuojami
Vienas iš pagrindinių Registrų centro strateginių tikslų – procesų skaitmenizavimas ir robotizavimas. Šis archyvų dalinio centralizavimo projektas ne tik užtikrins popierinių bylų saugumą ir mažesnius įmonės patiriamus dokumentų saugojimo kaštus, bet ir taps jau pradėtos strateginės archyvų skaitmenizavimo programos „Tiltas“ dalimi.
Planuojama, kad naujose patalpose Kaune taip pat įsikurs archyvų skaitmenizavimo projekto komanda, vykdysianti masinį Nekilnojamojo turto registro (NTR) popierinių bylų skaitmeninimą: bylų paruošimą, skenavimą, tikrinimą ir k.t.
Archyvų skaitmenizavimo „Tiltas“ programa šiuo metu apima tris projektus – bene didžiausią archyvą (130 mln. popieriaus lapų arba 25 tiesinių kilometrų) turinčio NTR masinį skaitmenizavimą, klientų aptarnavimo procesų skaitmenizavimą ir dalinį archyvo centralizavimą.
Dalinio archyvo centralizavimo projekte jau įgyvendintas analizės etapas ir baigtas ruošti detalus veiksmų planas, o jau netrukus bus pradėti parengiamieji bylų paruošimo pervežimui darbai, skelbiamas archyvui reikalingų patalpų nuomos konkursas ir kiti darbai.
Šiuo metu įgyvendinamo NTR dokumentų archyvo skaitmenizavimo projekto tikslas – atsisakyti popierinių dokumentų archyvų, perkeliant juos į skaitmeninę erdvę ir taip sukuriant sąlygas kurti ir vystyti elektronines paslaugas, paremtas istoriniais dokumentais.
